採用がうまく進まないので総務の委託も検討してみたい。
総務のアウトソーシングはスムーズに開始できるものなの？
総務代行サービスが色々あるけど自社にはどれがいいのか知りたい。
採用難が長期的に続く中、特に中小企業やベンチャー企業の場合は大手企業に比べて労働条件を出すことが難し辛く、なかなか必要な人材を採用できないといった企業が増えいます。
今は急成長している会社でも
「このまま会社の成長と並行して、管理部門を拡大させてしまっていいのか」
「オリンピック後に、もし不景気になったら管理コストが重荷になるんじゃないだろうか」
といった不安やお悩みを伺ったこともあります。
一方で、労働者側に目を向けてみると、働き方改革によって在宅ワークやリモートワークと呼ばれる、インターネットを活用した新しい働き方が広がってきており、それらの人材を活用した新しいアウトソーシング企業が増えてきています。
この記事では、総務のアウトソーシングを検討したい方に向けて、メリットやデメリットから選び方のポイント、おすすめの企業まで検討に必要な知識を一挙にご紹介します。
自身も総務代行サービスを活用している「オンラインアシスタント比較」編集長のヤマヒと申します。
前は私も会社経営をしていたので分かるのですが、総務って本当に細々とした作業も多いですし、企業が拡大していくと比例して業務量が大きくなっていきますよね。
採用環境も労働環境も大きく変化している今こそ、 時代に合った総務のかたちを検討したいですね。
それでは、変わりゆく総務代行の現状をご紹介していきたいと思います！
総務アウトソーシングの５つのメリット
まずは、総務のアウトソーシングのメリットを５つご紹介をしていきたいと思います。
1. 管理部門の肥大化を防ぐことができる
2. 閑散期・繁忙期の業務の波を変動費として吸収できる
3. コア業務に時間を使える
4. ダブルチェックで品質が上がる
5. 新しい取り組みに総務代行会社の経験を活かせる
それでは一つずつ詳しくご紹介をしていきます。
１.管理部門の肥大化を防ぐことができる
人員配置はある程度のバッファを持っておかないと、いきなり必要だとなっても人手が足りず、対応しきれなかったり、品質を落とすと言う必要が出てしまいます。
そのため会社の成長に合わせて、一定の人員を配置するわけですが、総務の仕事はパターン化して作業に落とし込むことがしやすい業務のたくさんあります。
本当に自社で雇用する人材が本社で行わなければできない作業と、社外にアウトソーシングしてでも運用できて作業に分けて、外注をすることによって、管理部門の人員を必要以上に増やすことをすることができます。
２.閑散期・繁忙期の業務の波を変動費として吸収できる
アウトソーシングを活用することによって費用としては変動費化することができます。
例えば年度末で一時的に業務量が増える時期があったとしても、社内の固定費を増やす必要がありません。
特に繁忙期閑散期がはっきりしており、閑散期に人手が余ってしまうような企業にとっては、アウトソーシングを上手く活用することによってコストダウンを図ることができるでしょう。
３.コア業務に時間を使える
会社の規模によっては、限られた人数で管理部門を回しており、経理も採用業務をしながら総務を行っているという会社もあるかもしれません。
さらに小規模の会社であれば、社長が役員がその業務を行っているという場合もあると思います。
会社の中で本業を成長させるために使うべき人的リソースを総務部門の単純な作業に時間割れてしまうという事態が発生している会社もあります。
総務代行を活用することによって、社内の有限のリソースを最大に効率的に活用することができるようになります。
４.ダブルチェックで品質が上がる
社内でダブルチェックの体制を構築すると負担がさらに増えます。
総務のアウトソーシングを専門にやっている会社であれば、ダブルチェックをするための業務フローが最初から組まれており、効率的に漏れのない対応ができるようになっています。
間違いのない作業をしてもらえることによって、不要な心配や間違いがあった場合の代替策を用意しておくなどの手間を省くことが可能になります。
５.新しい取り組みに総務代行会社の経験を活かせる
大手の総務代行サービス会社にとって、よく使われているクラウドサービスであれば業務で使った経験があることも多くなります。
使ったことがあるからこそ、導入時に気をつけておくべきポイントをアドバイスできる場合もあるでしょう。
また、自社にとっては初めてのサービス導入であっても、実際に作業をするアウトソーシング先のスタッフの人たちはすでに使いこなしている状態になっているため、スムーズに活用を開始する事ができます。
それでは続いて総務アウトソーシングのデメリットを見ていきましょう。
総務アウトソーシングのデメリット
送信を行った際のデメリットは以下の５つのポイントです。
1. 代行会社での情報漏洩リスク
2. アウトソースの準備（業務の切り分け）に時間がかかる
3. 依頼内容を毎回まとめる必要がある
4. 業務の進捗が見えづらくなる
5. 元々の担当者の士気が下がる可能性
それでは一つずつ細かく見ていきます。
１.代行会社での情報漏洩リスク
管理部門の情報は機微情報が多い中で情報漏洩を絶対にしたくないと考える会社も多いことでしょう。
業務をアウトソースするにあたって当然ながら社内の情報をアウトソース先に渡さなければなりません。
そのため、アウトソース先での情報の管理が非常に重要になります。
会社の重要な情報を預けるにあたって、十分なセキュリティの対策や業務フローの構築がなされているのか確認する必要があります。
２.アウトソースの準備（業務の切り分け）に時間がかかる
社内の煩雑な業務に追われる中で業務量を減らしたいと考えてアウトソーシングをすることを検討する会社もあるでしょう。
しかしながらアウトソースを実際に行うためには、
・どの業務をどこまでアウトソース先で作業してもらうのか決める
・自社独自のルールや運用方法を伝える
・マニュアルを用意して間違いのないアウトプットができるようにする
といった準備が必要になります。
これらを用意するのにはそれなりの手間と時間をかける必要があります。
ただし、総務代行会社によっては、業務の切り分けをコンサルティングし、切り分けるところから作業代行をしていく会社もありますので、自社で業務の切り分けをやりきれない場合はそう言って会社を選ぶのがよいでしょう。
３.依頼内容を毎回まとめる必要がある
社内で行っている場合、近くに来てもらって画面を見せて直接口頭で依頼内容を説明するということは可能ですが、アウトソーシングをするとメールやチャットできちんと内容や目的進め方をまとめて投稿する必要があります。
今まで口頭で簡単に伝えられたことがきちんとテキスト化しなければならなくなる手間が増えます。
ただし テキスト化してやり取りをすることによってログが残るようになり、口頭伝達にあるような意図と違って伝わると言ったトラブルはなくなり、結果的には業務の効率が良くなります。
４.業務の進捗が見えづらくなる
これは依頼をしていつまでに完了するのかは事前に明確になりますが、 依頼者内容が実際どこまで進んでいるのかは分かりづらくなります。
社内で行なっていた時には、作業者にどこか詰まって止まってしまっていないかなど直接聞いてみたり、作業している画面を見せてもらうことで簡単に確認が出来ました。
しかしアウトソーシングするとそのような途中過程における作業者とのコミュニケーションはありません。
もちろん必要に応じてアウトソーシング会社に聞けば進捗状況を確認することができますが、それ自体が仕事になってしまうためあまり高い頻度で進捗を確認することは避けた方が良いでしょう。
５.元々の担当者の士気が下がる可能性
いろんな仕事がアウトソースされるとなると、このままこの会社で仕事を続けられるのかと不安になったり、元々やっていた自分の仕事は会社の内部の人じゃなくてもできる単純な作業だったのかと考えてしまう可能性があります。
アウトソースを決定したら作業者にはその背景や今後の業務内容をきちんと説明することによってこれらの不安をしっかりと払拭することが大切です。
それでは、次に総務のアウトソーシング先を選ぶ際のポイントについてご紹介します。
総務のアウトソーシング先を選ぶ際のポイント
総務のアウトソーシングには従来型とリモート型の２パターンがあります。
・常駐に対応できるサービスも多い
・大型のBPOセンターを地方に設置
・費用が高いためまとまった量を依頼できる大手企業向け
一方で、最近急成長しているのが以下のリモート型です。
・常駐には対応していない
・在宅勤務のリモートワーカーを活用
・低価格で短い契約期間から依頼できるので中小ベンチャー企業向け
代行会社の立場で考えると、BPOセンターを保有するということは非常に大きなコストがかかります。具体的には、オフィスの地代家賃や休憩室などの環境を整えたり、パソコン等の物品、水道光熱費などです。
また地方においても、採用が難しくなっており人材がうまく集まらないといった事態も起きています。
そのため従来型の方が運営にかかるコストが大きく、結果的に顧客に提供される価格も高くなります。
一方でリモート型の場合は、オンラインアシスタントとして在宅で仕事をするため、働く環境にかかる費用は企業に発生しません。
結果として、リモート型の方が顧客に提供できる価格が低くなります。
BPO センターがあるメリットとしては、運営会社都合の堅牢なセキュリティを組むことができるので、情報セキュリティに対して厳しい基準を設けている会社の場合は、従来型の企業に依頼をすることになります。
ただし、インターネットセキュリティの技術的な進化が日々されており、リモートワークであっても高いセキュリティ環境でサービスを提供している会社もあります。
それではそのアウトソーシングの料金を見てみましょう。
総務アウトソーシングの料金はどれぐらい？
総務のアウトソーシングを行う会社は従来型のモデルで提供しているのか、リモート型で提供してるのかによって大きく異なりますので、二つに分けてご紹介をします。
１.従来型
依頼する業務内容やBPOセンターの環境によって大きく異なるため、各社の対応は基本的に個別見積もりになっています。
一例として、
２名の稼働費＋技術費（業務難度で変動）＋マネジメント費＝約８０万円／月
といったシミュレーションがされています。またこれらに加えて、初期費用が発生します。
２.リモート型
リモート型の場合、価格はオープンにされており明快です。
相場観としては、
業界最低価格で提供している「フジ子さん」が １時間あたり１３９０～２０００円
業界最大手の「キャスタービズ」が １時間あたり３６００円〜４０００円
ぐらいの金額感になっています。
それでは最後に、おすすめの総務のアウトソーシング会社を７つご紹介します。
総務アウトソーシングでオススメの７社
従来型のおすすめ総務アウトソーシング会社３社
総務アウトソーシングで古くから実績ある専門企業「NOC総務アウトソーシング」
総務アウトソーシングもコクヨは大手企業ならでは高いサービスレベル
総務アウトソーシングを大阪で検討するなら大阪ガスビジネスクリエイト
リモート型のおすすめ総務アウトソーシング会社４社
業界最安値のフジ子さんが業務要件に合うならベスト
低価格帯でBPOセンターも保有する I-STAFF（アイスタッフ）
大企業も安心して依頼できるキャスタービズ
業務の切り分けからコンサルをするヘルプユー
まとめ
本記事では、総務のアウトソーシングについて、メリット・デメリット、提供パターンとオススメ企業をご紹介しました。
無料でトライアルできる企業もありますし、コスト面で一番安いフジ子さんで対応できる業務であれば効率が最も良くなります。
自社の総務業務が代行可能かどうか、無料相談してみてはいかがでしょうか。
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なぜこんなに安い？？業界最低価格（業界平均の半額）▷▶︎「フジ子さん」
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